変動の時代です。誰もが「ウィズ」そして「ポスト」新型コロナウィルス社会での生き方を模索しています。組織は最前線で活躍する従業員の効率を高めるためのツール特定に奔走。職場の新たなあり方が形成されつつあります。効率化を支えるツールは、法的およびセキュリティ面でのリスクを軽減するだけでなく、導入に

伴う摩擦を最小限に抑えなければなりません。新しい製品とソフトウェアは、タスクや作業に明確な見通しを提供するものでありながら、使い方はシンプルであるべきです。

そもそもツールがなぜ必須なのか

事実として、各社従業員は以前に比べ、共同作業に50％多くの時間を費やしています。その結果、会議、電話、メールを介した同僚への情報共有が、最大で業務全体の80％を占めるまでに。¹ マッキンゼーが行った別の調査（図1）でも、同じ傾向が見られ、上部にあるように、「コミュニケーション関連業務」に多くの時間を費やしています。ただし、適切なツールと技術を使用すれば、下のグラフの付加価値時間と全体的な生産性の向上に示されるように、生産性を大幅に引き上げることができます。

現在、“コラボレーションの概念”は職場にどのよう取り入れられているのか

企業が「リモートファースト」へ移行する中で、上記の最小限の基準を満たすコラボレーションプラットフォームの重要性が叫ばれています。部門内および組織間で多数のプラットフォームが競合する傾向にあり、単純なコミュニケーションと情報の共有だけでも、困難になり得ます。「コロナ流行前」であっても、従業員の作業時間の15％は、非効率的なコミュニケーション（1人あたり年間平均11,000ドルのコスト）に費やされています。つまり、500人の従業員を抱える大企業であれば、このようなコミュニケーションとコラボレーションの非効率性のために、年間500万ドルをはるかに超える損失を被る可能性があるということ。

効率的なコラボレーションは、コストの削減だけでなく、他の嬉しいメリットももたらします。円滑なコミュニケーションのある企業では、有能な社員の維持率が4.5倍になると言われています。⁴ コラボレーションの容易な職場を作ることで、従業員がそこで働き続けたいと思う可能性が高まり、離職率が減少します。さらに、効果的なコラボレーションは、組織内での従業員の効率と成功を左右する重要なスキル。⁵ 適切なオンラインコラボレーションツール、デジタルワークプレイスを採用する企業は、生産性を最大30％向上させることができます。⁶ ただし、これらのメリットを享受するためには、適切なツールを使用することが重要です。

イノベーションを扱う部門やシンクタンクグループは、往々にして、簡単に応用でき、コラボレーション能力と全体的な生産性を向上させながら、管理プロセスの変更は最小限に抑えられるツールを優先的に採用しています。デロイトが行った調査によると、コラボレーションプラットフォームやその他のコミュニケーションチャネルは、今後数年間で不可欠になるとのこと（図2）。「概念として理解すること」は一見すると簡単ですが、選択から導入までのプロセスは、はるかに困難です。同じ会社内でも、部門によりニーズとプロトコルは多岐にわたり、さらに複雑な思考が求められます。だからこそ、導入の摩擦を最小限に抑え、組織全体に均一に展開でき、さまざまな部門で使用できる─そんな汎用性の高いコラボレーションツールが必要となります。

解決策

TRIYOは、タスクのステータス、進捗、状況の理解や説明を助ける万能型ソリューションです。さまざまな作業スタイルや、部門で既に採用されている生産性ツールキットと調和します。TRIYOは、既存のツールやインフラに組み込むことのできる数少ない選択肢の1つ。物事を一箇所で管理し、生産性を引き上げたい人に最適です。

• 導入が簡単。必要なセキュリティプロトコルを満たしながら、ダウンタイムをほとんど発生させずに組織全体に即時展開。
• コミュニケーションがもっと簡単に。状況に応じた、または、全体向けのコメントをラクラク操作して、チーム間での透明性を確保。
• タスクを今までになく明確に定義し、個々に振り分け。
• バージョン管理を自動で実施。
• ワークフローはユーザーが好みに応じて定義可能。
• すべての更新には、後から確認できるようにタイムスタンプが付される。
• 分析ダッシュボードおよびその他の機能を、事業の意思決定や監査証跡に活用。