2020年を振り返り思うこと─新しい環境への適応が強いられる一年。特にビジネスの世界では、企業はリモート型、ハイブリッド型の働き方への移行を余儀なくされました。各社が新型コロナウィルスの流行により新たな業務プロセスや習慣へ急速にシフト。大きな課題が浮き彫りに。業務可視化の必要性が叫ばれ、その欠陥により引き起こされる数々の問題が露呈しました。 

新型コロナウィルスの流行以前は、チームが密接に仕事をしていたため従業員の業務管理は比較的容易でした。同僚に直接聞きに行くか、担当者にオフィスまで来てもらい、簡単な進捗報告をしてもらうだけで事足りました。一声かけるだけですぐに会議を召集。オフィス内の雑談など、あらゆる場所で情報を得ることができました。これら全てを、この一年で見直さなければならなくなったので大変です。 

そもそもなぜ業務の可視化が必要なのか 

リモートワークやオンラインでの共同作業が増える中で、リアルタイムでの進捗や変更の確認がますます困難になっています。業務の可視化が不十分だと、リソースを最大限に活用できないことがあります。 業務の可視化を促進することで、従業員が自主性を持って業務に取り組みことができるようになります。これは効率の最大化、ひいては企業の競争力強化に帰結。 

成功の鍵となる「データ」 

事業の見通しを良くし、可視化する上で最も重要なものはいたってシンプル─そう、「データ」です。質が高く、新鮮で、容易に利用でき、さらに記述的アナリティクス、予測的アナリティクス、処方的アナリティクスに活用できるデータが鍵を握ります。 

記述的アナリティクス：チーム、地域、プロジェクト、企業全体の概略、経緯を扱う。 

予測的アナリティクス：実績やベンチマークを用いて将来的な可能性を予測する。 

処方的アナリティクス：将来的に望ましい結果を得るために、推奨される最適なプロセスやリソースの活用方法を明らかにする。 

業務の可視化を促進するには 

それでは、社内の業務可視化を促進するには、一体どうすればいいのでしょうか？業務が可視化された状態を維持するためには、手順を厳密に定め、適切なツールを利用することが必要不可欠です。 

必要なデータの特定:

まず重要なのは、それぞれの手順、プロジェクト、従業員、チーム、地域、部門に必要な主要なデータの種類を特定することです。 

適切なツールの選定:

続いて、適切なツールを選定することにより導入、適応が円滑に進みます。 

アクセス、承認手順の確立:

データの提出、管理、承認に関する役割と手順も定める必要があります。例えば、各従業員が自身に割り当てられたタスクの進め方を明確に理解し、監督者は担当するタスクの進捗状況を追えるようにすること。これは、チーム内各メンバーの役割と責任の明確化にもつながります。 

データの収集 :

質と量の両方を担保できる信頼性の高い、持続可能なデータの収集システムを確立する必要があります。スケジュール管理により、適時性のあるデータに容易にアクセスできるようにしましょう。データは定期的に、そして必要なタイミングに随時、ストレスなく利用できなくてはなりません。 

データの完全性の維持 :

データの重複や誤りを排除できるよう、データの検証やエラーの確認に伴う手順を確立する必要があります。 

分析:

あらかじめ設定した測定基準に従ってデータを分析し、先ほど紹介した、記述的、予測的、処方的アナリティクスを網羅したダッシュボードを確保するのが理想です。 

伝達 :

分析結果を伝達するための信頼できるシステムも必要です。手順やリソースの配分を更に改善するためのフィードバックの仕組みを作りましょう。 

TRIYOの活用がとっても便利  

TRIYOは法人のお客様による信頼性の高い情報管理を支援しています。当社の安全性の高いオンプレミス、またはクラウドベースのソリューションは容易に導入、展開が可能です。TRIYOは業務フローをほとんど変更することなく、既存のツールとスムーズに連携。また、Word、PowerPoint、Excelなどのツールの使用パターンを記録し、アクション単位の業務関連データを収集。これまで手動で行っていたデータの提出、並び替え作業をデジタル化することで、データの完全性を保ちます。案件情報、承認状況、ドキュメントのバージョン、コメント、タイムラインを一箇所に集約し、簡単に保存、検索することが可能。さらに、カスタマイズ対応の分析ダッシュボードでは、タスク、地域、チーム、ユーザー毎のワークフロー、手順、プロジェクトの現状や履歴、ベンチマークの概要を確認することができます。 

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